PRIVACY STATEMENT

Tafeltennisvereniging DHC verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacywetgeving (GDPR / AVG)

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook impact op Tafeltennisvereniging DHC. Welke gevolgen heeft de wetgeving voor het gebruik van persoonsgegevens binnen onze vereniging?

Privacy statement

In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Tafeltennisvereniging DHC.

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt Tafeltennisvereniging DHC persoonsgegevens?

Tafeltennisvereniging DHC verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

• Leden en vrijwilligers van Tafeltennisvereniging DHC.
• Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij Tafeltennisvereniging DHC of ooit een lidmaatschap hebben gehad
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Iedereen die met persoonsgegevens omgaat is verantwoordelijk voor de geheimhouding en veiligheid daarvan. Alleen personen die de gegevens functioneel nodig hebben (zoals bestuursleden, trainers en ledenadministratie) hebben digitaal inzicht in de strikt noodzakelijke gegevens. Deze functionarissen tekenen een geheimhoudingsverklaring.

Waarvoor verwerkt Tafeltennisvereniging DHC  persoonsgegevens?

Als je lid wilt worden van Tafeltennisvereniging DHC of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger.

Als je eenmaal lid of relatie van Tafeltennisvereniging DHC bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

Verwerkt Tafeltennisvereniging DHC ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Tafeltennisvereniging DHC verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.

Hoe gaat Tafeltennisvereniging DHC met mijn persoonsgegevens om?

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

Je kunt uiteraard altijd zelf je persoonsgegevens bij ons opvragen met betrekking tot jouw lidmaatschap of relatie met Tafeltennisvereniging DHC. Stuur hiervoor een mail naar secretaris.ttvdhc@gmail.com. Een verzoek tot wijziging van Persoonsgegevens wordt op verzoek uitgevoerd.

Uitsluitend op de vereniging kunnen actieve leden elkaars adres en telefoonnummer via een papieren contactlijst zien. Deze lijst wordt bewaard in een afgesloten ruimte en kan alleen op verzoek worden geraadpleegd.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen Tafeltennisvereniging DHC

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie moet worden opgehaald of bij deelname aan toernooien en competitie georganiseerd door of namens de NTTB. In dat geval vindt registratie plaats in het administratieve systeem van de Nederlandse Tafeltennis Bond (NTTB/NAS/TTAPP). Uitwisseling van gegevens met NTTB is gebaseerd op het zgn. ‘gerechtvaardigd belang’. Hierdoor is er geen verwerkingsovereenkomst noodzakelijk.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Tafeltennisvereniging DHC  gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Tafeltennisvereniging DHC kun je terecht bij de secretaris (secretaris.ttvdhc@gmail.com).

Om informatieverstrekking zo makkelijk mogelijk te maken, kan Tafeltennisvereniging DHC je serviceberichten sturen. Denk hierbij aan een bevestiging van je inschrijving voor een activiteit of een betalingsbevestiging. Het is niet mogelijk om je voor deze serviceberichten uit te schrijven. Tafeltennisvereniging DHC beschouwt deze als noodzakelijk voor een goede gebruikerservaring.

Wijzigingen privacybeleid

Tafeltennisvereniging DHC behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Het verdient aanbeveling om dit privacybeleid regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt dit privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via www.tafeltennisdhc.nl/avg.

Disclaimer

De inhoud van onze website www.tafeltennisdhc.nl is met de grootste zorg samengesteld. Hoewel Tafeltennisvereniging DHC tracht juiste, volledige en actuele informatie uit betrouwbaar geachte bronnen aan te bieden, verstrekt Tafeltennisvereniging DHC expliciet noch impliciet enige garantie dat de op of via deze internetsite aangeboden informatie juist, volledig of actueel is.

Cookies

Tafeltennisvereniging DHC is wettelijk verplicht bezoekers te informeren over cookie gebruik. Onze website maakt gebruik van functionele cookies en cookies voor het beheer van webstatistieken en sociale media. De cookies bewaren geen persoonsgegevens en zijn dus niet aan een individu te koppelen.

PRIVACY BELEID

Lidmaatschapsregistratie

Lidmaatschapsregistratie vindt plaats in een standaard database applicatie en bevat alle gegevens die via het inschrijfformulier zijn opgegeven. De databasegegevens worden in een beveiligde omgeving op een server binnen Europa opgeslagen en bewaard.

Organisatorische en technische beveiliging van deze applicatie vindt plaats door middel van:

• Toekenning van rechten in het kader van toegang tot ons datasysteem
• Logische toegangscontrole tot het datasysteem met behulp van gebruikersnaam/wachtwoord
• Beschermingssoftware
• Firewall
• SSL-verbinding (slotje)

Relevante gezondheidsinformatie

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de vereniging op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Tafeltennisvereniging DHC registreert deze  ‘bijzondere persoonsgegevens’  niet, maar wijst wel op het belang van het verstrekken van deze informatie. Het verstrekken van de juiste informatie is een eigen verantwoordelijkheid.

Registratie activiteiten

Voor activiteiten en toernooien wordt gebruikgemaakt van een online registratieformulier op de website of via een papieren inschrijflijst op het prikbord. Persoonsgegevens worden na afloop van de activiteit verwijderd/vernietigd.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem van Tafeltennisvereniging DHC. De penningmeester van Tafeltennisvereniging DHC heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten

De vereniging heeft op locatie een papieren contactlijst met uitsluitend namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden aanwezig. In bijzondere omstandigheden kan deze lijst worden gebruikt voor bijvoorbeeld het maken van wedstrijdafspraken of controle doeleinden. Deze contactlijst wordt in een afgesloten ruimte bewaard en is niet algemeen openbaar beschikbaar.

Online media

Tafeltennisvereniging DHC maakt gebruik van serviceberichten waarin relevante verenigingsinformatie wordt gedeeld. Leden ontvangen deze serviceberichten op het opgegeven e-mailadres.

Cookies

Op www.tafeltennisdhc.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics).

Beeldmateriaal

Tafeltennisvereniging DHC maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt toestemming gevraagd voor het plaatsen van beeldmateriaal van het lid. Toestemming is altijd in te trekken.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek moet dit direct worden gemeld bij de secretaris via secretaris.ttvdhc@gmail.com. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft beleidsregels meldplicht opgesteld die bepalen of er sprake is van een datalek dat moet worden gemeld bij de AP en aan onze leden.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Tafeltennisvereniging DHC binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (secretaris.ttvdhc@gmail.com)